Die Definition des Begriffs Inventar ist von Kanton zu Kanton ein wenig unterschiedlich. Im Kanton Zürich ist das Inventar ein behördenverbindliches Instrument, das aus einer Objektliste und aus dazugehörigen Inventarblättern besteht. Dazu wird meist eine Firma beauftragt, den gesamten Baubestand zu sichten und zusammen mit den Behördenvertretern zu entscheiden, welche Objekte darin aufgenommen werden.

Eigentümerinnen und Eigentümer eines inventarisierten Gebäudes haben die Möglichkeit ein Provokationsbegehren beim Gemeinwesen einzureichen. Dies bedeutet, dass sie abklären lassen möchten, ob ihr Haus schutzwürdig ist oder nicht. Allerdings muss dafür ein aktuelles Interesse vorliegen, wie beispielsweise konkrete Bauabsichten, Erbteilung oder ein Verkauf.

Gibt die Gemeinde dem Provokationsbegehren statt, wird in der Regel eine externe Firma mit der Begutachtung beauftragt, mit dem sogenannten Gutachten zur Abklärung der Schutzwürdigkeit. Darin wird nach den Kriterien des Planungs- und Baugesetzes (PBG) untersucht, ob das Gebäude die Anforderungen erfüllt und schutzwürdig ist oder nicht. Schutzobjekte sind Gebäude, die als wichtige Zeugen einer politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder baukünstlerischen Epoche erhaltungswürdig sind oder Landschaft oder Siedlungen wesentlich mitprägen. Dazu werden Archive besucht, die früheren Baugesuche konsultiert und das Gebäude fotografisch dokumentiert. Das Gutachten gibt neben der genauen Beschreibung der Schutzwürdigkeit eine Empfehlung, entweder für die Unterschutzstellung oder für eine Inventarentlassung. Danach entscheidet die Gemeinde, ob sie dem Gutachten folgen möchte oder nicht.

Soll das Gebäude unter Schutz gestellt werden, wird ein verwaltungsrechtlicher Vertrag aufgesetzt, bei dem die Eigentümerschaft und ein Vertreter der Gemeinde unterschreiben. Darin wird genau festgesetzt, welche Bauteile geschützt sind. Dies vereinfacht die Planung eines Umbaus und bringt langfristige Sicherheit.